Ben diversa è la situazione del resto dell’azienda; l’area clinica, così come i reparti trasversali – come amministrazione, risorse umane, ecc. – hanno skill informatiche/tecnologiche basilari, e la cultura di un lavoro in ottica di collaboration con una piattaforma come Google era un qualcosa di totalmente sconosciuto.

Quello che abbiamo cercato di fare è stato un approccio a più livelli.

Abbiamo prima di tutto creato una knowledge di base in modo da avere una condizione necessaria e sufficiente per l’utilizzo dei tool più semplici, poi abbiamo organizzato training su tool più specifici, in cui, comunque, venivano sempre spiegati – a titolo di refresh – i concetti base.

A ogni spiegazione, però, cementavamo i concetti sempre più in profondità.

Il passo successivo è stato quello di proporre delle soluzioni a problemi atavici che hanno sempre portato a una certa farraginosità nella gestione di alcune attività quotidiane. Quello a cui abbiamo sempre puntato è stato far capire il concetto di lavorare con una piattaforma di collaboration.

Storicamente, quello che abbiamo fatto è stato erogare corsi generici cominciando dalla posta (e da Groups) e da Meet, con accenni a Drive. In contemporanea, abbiamo puntato molto sui calendari, più che altro per creare processi di gestione che fino a quel momento non erano gestiti. Come da nostro progetto iniziale, quindi, abbiamo spiegato le funzionalità dei calendari sia in ottica personale che di team, ma soprattutto abbiamo creato finalmente un processo funzionante e snello per la prenotazione delle sale riunioni e, in generale, per l’organizzazione dei meeting.

Oggi in CNAO è impensabile organizzare una riunione senza un invito a calendario, un Meet di riferimento e eventualmente una sala.

Quale valore aggiunto ha la gestione in Cloud?

Capisci quando un’implementazione è positiva nel momento in cui le persone non si rendono conto di aver cambiato le proprie abitudini o le proprie azioni utilizzando tecniche, tool e processi e, di fatto, dimenticandosi la condizione precedente. Questo è il classico caso in cui tutto ciò è avvenuto. Io prenoto spesso le sale per i meeting per chi è in sede e devo dire che non capita più di entrare nella stanza e scoprire che altri la stanno usando senza averla prenotata.

Discorso simile riguardo all’esternalizzazione del servizio di posta. La posta gestita interamente con Exchange ci dava sempre più problemi perché negli anni abbiamo dovuto affrontare problematiche legate agli aggiornamenti e evoluzioni di sistemi collegati ad Exchange stesso, primo tra tutti Active Directory. Le caselle di posta di alcuni utenti, poi, stavano diventando pericolosamente voluminose. Con l’esternalizzazione in Cloud, utilizzando Gmail, abbiamo risolto tutte queste problematiche, dando un miglior servizio agli utenti. L’utilizzo della posta in maniera più consapevole, allegando link di file su Drive, piuttosto che utilizzare attachment del file reale, ha anche permesso un controllo maggiore sulle dimensioni delle caselle di posta.

Per i nostalgici di Outlook stiamo tuttora utilizzando un tool di sincronizzazione che gli permetta di usarlo come interfaccia sul proprio pc, ma in realtà al momento avremo meno di una decina di client Outlook. Tutto il resto dello staff utilizza Gmail su Chrome.

Adesso che tutti hanno la possibilità di utilizzare l’app Gmail sul proprio smartphone, è inutile negare che si è raggiunto un grado di comodità d’uso davvero notevole. CNAO, a parte per determinate figure, non fornisce smartphone aziendali, quindi l’utilizzo dell’App di Gmail è del tutto volontario. Abbiamo organizzato dei training specifici sulla posta e in quelle occasioni abbiamo spiegato tutte le implicazioni nell’avere l’account aziendale sul proprio telefono, non ultimo il consumo di traffico internet della propria SIM. Il concetto che abbiamo sempre divulgato e mantenuto è che lo strumento ufficiale è il laptop o pc che viene dato in dotazione, mentre l’app su dispositivi mobili è una scelta del tutto individuale. Il personale, però, in larghissima percentuale ha scelto di installare la posta anche sul telefono.

Probabilmente questa estrema chiarezza nello stabilire quali siano le modalità ufficiali di utilizzo piuttosto che le scelte personali, ha portato le persone a essere più fiduciose nel prediligere la comodità nell’avere sempre la posta disponibile, rispetto alla possibile invasività nell’essere praticamente sempre online.

Abbiamo alzato l’asticella introducendo la chat di Google, rendendola uno strumento ufficiale di CNAO. Di fatto, l’uso della chat in uno stesso sistema, o App, ha reso molto più snella la comunicazione tra le persone evitando quei fastidiosi scambi di email come fosse una conversazione. Molte figure, tra l’altro, si spostano molto all’interno dello stabile, per cui l’uso della chat è diventato oltremodo utile, rapido e apprezzato.

Per quanto ci riguarda, quindi, sono tantissimi i passi avanti fatti e le implementazioni positive al lavoro quotidiano, come singoli e come Fondazione.

Vuoi digitalizzare anche tu i tuoi processi aziendali?

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